A színes használatával azonosíthatja az egyes embereknek küldött és azoktól érkező leveleket

Legtöbben szabályokat használunk a bejövő üzenetek szűrésére meghatározott mappákba - az üzenetek látszólag maguk rendezése hatékony gyakorlat! A termelékenység növelésének másik módja a szín használata az egyes üzenetek azonosításához - azonnal észreveheti azokat a zsúfolt Beérkező levelek mappában. Ha több mappát használ, a színes segít megkülönböztetni az üzeneteket egy adott mappán belül. Függetlenül attól, hogy miért alkalmazza a színt, segít gyorsan észrevenni az Ön számára fontos üzeneteket. Ma megmutatom, hogyan kell színesíteni az üzeneteket egy konkrét személytől és küldni neki.

Szerencsére ez a folyamat sokkal könnyebb, mint gondolnád, de a szabályok helyett a következő feltételes formázást fogjuk használni:

  1. Az e-mail ablakban válassza ki a mappát (vagy a Beérkező levelek mappát), kattintson a Nézet fülre, majd a Jelenlegi beállítások csoportban kattintson a Beállítások megtekintése elemre.
  2. Kattintson a Feltételes formázás elemre a megjelenő Speciális nézet beállításai párbeszédpanelen.
  3. Kattintson a Hozzáadás elemre, és adjon nevet az új "szabálynak" - például a The Boss-ról .
  4. Kattintson a Betűkészlet gombra, válassza ki a színt a Szín legördülő menüből, majd kattintson az OK gombra.
  5. Kattintson a Kondíció, majd a Feladó elemre.
  6. Keresse meg a névjegyet, kattintson duplán ahhoz, hogy hozzáadja a Kezdőképernyőhöz, majd kattintson négyszer az OK gombra. (Ha szabályt hoz létre az elküldött üzenetekhez, feltétlenül adja hozzá a nevet az Elküldött vezérléshez.) Az Outlook a kijelölt kapcsolattartó meglévő üzeneteit a kijelölt színben jeleníti meg. Az új bejövő üzeneteket pirossal jeleníti meg, amikor megérkeznek.

Elképesztő, milyen egyszerű ez, de van néhány gotchas:

  • Ha a névjegy nem szerepel a címjegyzékben, megadhatja a kapcsolat e-mail címét.
  • Az Önnek megfelelő névnek pontosan meg kell egyeznie azzal a névvel, amelyet az Outlook megjelenít a Kezdőképernyőn. Ha hagyja, hogy az Outlook automatikusan hozzáadjon névjegyeket, ez nem jelent problémát. Ha manuálisan írja be őket, akkor ez lehetséges, tehát légy óvatos.
  • Ugyanazt a szabályt nem használhatja a szín hozzárendelésére a küldött és a küldött üzenetekre, noha a párbeszédpanelek mindkét lehetőséget kínálnak, és lehetővé teszik mindkettő megadását ugyanazon a szabályon.
  • A feltételes formázási szabályok csak az aktuális mappákra vonatkoznak, de ugyanazt a szabályt több mappához is hozzáadhatják. Mindig a megfelelő levélmappa kiválasztásával (# 1) válassza ki.

Színező szabály létrehozásához az egyes embereknek küldött üzenetekhez kövesse a fenti utasításokat. Az 5. számban kattintson az Elküldött címre, nem a Feladó helyett.

Ez a technika lehetővé teszi számos feltétel megadását. Például színt rendelhet olyan üzenetekhez, amelyek egy adott szót vagy kifejezést tartalmaznak. A Több választás és Speciális lapok segítségével részletes kritériumokat állíthat fel, sőt kifejezéseket is használhat! A színekre sem korlátozódik. A Betűkészlet gombbal beállíthat egy másik betűtípust, méretet és így tovább.

Vigyázat: egyszóval: miután megismerte ezt az egyszerű, de hasznos technikát, sok felhasználásra gondolhat, de lassan halad. A lényeg az, hogy termelékenyebbé váljon azáltal, hogy segít a fontos üzenetek gyors észlelésében. A túl sok különböző szín, betűtípus és így tovább ellentétes hatású lesz - nagyobb stresszt okoznak. Tehát mentse ezt a technikát csak néhány szabályra.

© Copyright 2020 | mobilegn.com