Hogyan lehet központosítani az e-maileket és a naptári adatokat az optimális rendelkezésre állás érdekében?

A közelmúltban félelmetes kihívással találtam magamat. Sok IT-szakemberhez hasonlóan fel kellett rögzítenem a találkozóimat és a találkozóimat, és tanácsadóként nyomon kellett követnem az e-maileket is a különböző partnerek és szervezetek különböző levelezőrendszereiben, amelyekkel dolgozom. Egyszerűnek hangzik, de nagyon sok koordinációtól és szinkronizációtól függ, amely nem varázslaton megy végbe.

Az összes naptárbejegyzést és e-mailt a lehető legközpontosabban kell tárolnom, főleg ha útban vagyok. Több Microsoft Exchange-rendszerrel, Outlook-lal és különféle e-mail programokkal együttműködve hogyan lehet az egészet működni? Elmondom, hogyan oldottam meg az összes fontos információm központosításának és a Naptárom megosztását a kiválasztott emberekkel, akiknek látniuk kell azt.

Hogyan történtek a dolgok?

Volt egy ideig részleges megoldásom: a Microsoft Exchange kihasználása. Minden más találkozót .ics-fájlként mentenék a többi levelezőrendszerből, és a File | segítségével importálhatom azokat az Outlookba Importálás / exportálás menü az Outlook 2007 programban.

Miután ezt megtettem, meg kellett győződnem arról, hogy a behozott személyes naptárból átmásolt találkozókat szinkronizálom-e az Exchange kiszolgálón található Naptár mappával. Ez a folyamat még mindig kissé kézi volt, de az előnyök miatt tolerálhatóvá vált.

Ugyanakkor új kihívásokat fedeztem fel, amikor útközben megpróbáltam elérni a Naptáromat és a találkozókat. Ha sokat utazol, mint én, a foglalásainak, a szállodafoglalások, a repülések és az autóbérlés kezelése önmagában is feladat. Gyakran megkövetelte, hogy nagyon sok papír legyen a kezemben, hogy mindent egyenesen tartsam.

A probléma megoldására egy ingyenes, a Tripit.com nevű webhelyet kínáltam. Létrehoztam egy fiókot a Tripit oldalon, és több e-mail címet társítottam ezzel a fiókkal. Innentől kezdve, amikor e-mail visszaigazolást kapok a repülésekről, autókölcsönökről vagy szállodákról, továbbítom őket egy központi e-mail címre: e-mail Tripit ( A és B ábra ) egyesíti az adataimat egyéni utazások alapján a leghosszabb kezdési és befejezési dátum (ezek általában megegyeznek a repülési indulási és érkezési dátummal).

A ábra

Szerkeszthetem az utazás részleteit.

B. ábra

Mindent egy helyen tarthatom.

A legjobb rész a Tripitről az, hogy az utaim testreszabása után minden részletet exportálhat egy .ics fájlba, és importálhatom az Outlook programba, amely az Activesync használatával szinkronizálódik a mobil eszközzel. Ez sok papírt vágott az utazásaimból.

Ennek nagy előnye az Exchange használatával az, hogy az adatokat központosan tárolják, tehát ha a telefonom problémája van, és törölni kell azt, újrakonfigurálom az Exchange szerver adatait az Activesync programmal, és örülök, hogy megyek!

Ilyen módon védve vagyok a laptopom Outlook-problémáitól.

Naptár-megosztás: A puzzle utolsó darabja

Az Outlook alkalmazásban az olvasási és írási képességekhez beállíthatom azokat a felhasználókat, akikkel megoszthatom a Naptáromat. Ennek a képességnek azonban csak az Exchange szervezet felhasználóinak lehetősége van, tehát korlátozott.

Nemrégiben azt tapasztaltam, hogy már nem tudok maradni elkötelezett egy Exchange rendszer iránt. Több partnerrel üzletem. Az Activesync használatával nem tudok egynél több Exchange rendszert kötni. Az Outlook nem engedi egyszerre egynél több Exchange szerver konfigurálását.

Ez visszahozza a problémát, hogy nincs egyetlen központi naptár. Tudom, hogy van néhány internetes naptárbeállítás, de hogyan fognak ezek működni, és meg tudom osztani a naptáromat a potenciális ügyfelekkel, hogy megtekintsem a rendelkezésre állásomat?

Megoldás

Google a mentő! A Google Naptár segítségével felvehetem az összes különféle naptáromat, és online módon kezelhetem őket ( C ábra ). Az Activesync használatával hozzáadhatja a naptár címét az interneten. Ezután képes lesz szinkronizálni a mobilkészülékkel!

C. ábra

Használja ki a Központi Google Naptár előnyeit.

Nagyon szükséges kiegészítésként megoszthatom naptáromat a naptármal, bárkivel, amelyet választom. Megadhatom az egyéni olvasási / írási hozzáférést is. Ezek a szolgáltatások maga a Google Naptár alkalmazás részét képezik.

Online naptár használatával könnyen integrálhatom ezt a meglévő webhelyembe, ahol a blogomat üzemeltetem, így a különböző partnerek, akikkel dolgozom, madártávlatból megismerhetik az elérhetőségemet, és megkísérelhetnek rám munkára. Ez a folyamat bizonyos kódolást igényel, kivéve, ha létezik olyan platform, amely lehetővé teszi a naptár szinkronizálását, hasonlóan ahhoz, ahogyan az Activesync a mobiltelefonban.

Megtaláltam egy olyan megoldást, amely működik nekem, valamint az általam használt platformokat és alkalmazásokat. Meg kellett volna oldani hasonló interoperabilitási kihívásokat a saját telepítésével és eszközeivel? Melyik termelékenységi csomag a legjobb a véleménye szerint? Ha mindezt megvan, akkor szívesen hallanám a megoldásairól.

© Copyright 2021 | mobilegn.com