Spooktober fest: Hogyan lehet javítani egy szuper félelmetes postafiókot?

Az öt legnépszerűbb módja annak, hogy a nullba érkező levelek mappájába érkezzenek. A Beérkező levelek mappáit minden nap elárasztják az e-mailek, és nehéz feladat lehet, hogy mindegyiket átválasszuk. Tom Merritt öt tippet kínál a beérkező levelek ürítéséhez.

Ahogy a Spooktober lezárul, nagyon kevésbé félelmetes, mint egy e-mailes beérkező levelek zsúfolt, zavaros rendetlensége. Még akkor is, ha tudod, hogy nem fogsz elérni az Inbox Zero nirvánáját (ez az, amikor képes legyél varázsolni az összes üzenet e-mail fiókjának törlését), nagyszerű idő esni (érted? ) az új szokásokba és a régi régiben. Tisztította meg Marie Kondo a házát? Itt az ideje, hogy ugyanolyan lenyűgöző legyen a digitális világában. A rendetlen e-mail fiók átnézésének már nem kell horror-filmnek lennie, és legfélelmetesebb ijesztőnek.

További információ a kiberbiztonságról

  • Kiberbiztonság 2020-ban: Nyolc félelmetes előrejelzés
  • Az évtized tíz legfontosabb cyberatása
  • Hogyan válhat kiberbiztonsági profivá: A csaló lap
  • Frank Abagnale híres embere: Ma a bűncselekmény 4000-szer könnyebb

A teljes átláthatóság és az e-mail beérkező levelek áttekintése érdekében a legtöbben azt mondhatják, hogy félelmetes ellenőrizni a postafiókjainkat, de valójában azt gondoljuk, hogy attól tartunk, hogy megtisztítjuk a postafiókot, kihangsúlyozzuk és megszakíthatjuk a napunkat, hogy egy adott e-mailt találjunk a keresést olyan utazásra fordította, amely a kereséstől a beérkező levelekig, az almappákig, a kukáig és újra a beérkező levelek mappájává teszi.

Az olyan népszerű e-mail platformok, mint a Gmail, intuitívak és könnyen kezelhetők, ám a túlterhelt és rendetlen postafiókok továbbra is gátolhatják napi termelékenységét.

Tanulja meg az e-mail kezelését

Kezelje, amikor csak tud. "Mindenkinek megvan a saját munkamódszere, de a legfontosabb az, hogy kezeli az e-mailjeit, és ne hagyja, hogy e-mailjeid kezeljenek" - javasolta Eric Wanta, a Zive közös piacszervezője, a Kiwi for Gmail és a Kiwi for GSuite. "Az e-mailek a legfontosabb zavaró tényezők a munkahelyen, amikor az irodai dolgozók óránként 30–40 alkalommal ellenőrzik e-maileiket. A legjobb munka előállításához minimális megszakításokra van szükség. Természetesen normális, ha naponta többször ellenőrizzük leveleinket. az esetleges bejövő sürgős kérések mellett, de az e-mailek feldolgozásának időbeosztásának az első lépésnek kell lennie. Javaslom, hogy állítson be időt az e-mail böngésző frissítéséhez a naptárában. "

A tanulmányok azt mutatják, hogy egy átlagos ember naponta 124, vagy hetente 620 e-mailt küld és fogad. "És átlagosan 1, 1 percet töltünk az egyes e-maileken. Ugyanúgy, mint a matematika, attól függően, hogy hány e-mailt kapsz naponta. Az e-mailek olvasása és megválaszolása egy átlagos ember teljes munkahétének körülbelül 28% -át teszi ki" - mondta Wanta .

10 ingyenes alternatíva a Microsoft Word és Excel programhoz (TechRepublic letöltés)

Függetlenül attól, hogy megadja magának egy nehéz határidőt, megpróbálja megtenni mindaddig, amíg nincs kész, meg akarja pihenni a tisztítás közepén, vagy egyszerűen csak időt vesz igénybe, ez ", ez természetesen attól függ, hogy milyen e-maileket kapsz és milyen típusú válaszokat kell küldenie "- mondta Wanta. "Az Ön által eltöltött idő minimalizálásának egyik módja a válaszok korlátozása. Az e-mail válaszoknak tömörnek és egyértelműnek kell lenniük. Ha három mondatra többet válaszol minden egyes e-mailre, akkor valószínűleg rosszul teszel. És ellenálljon a folyamatos ellenőrzés sürgetésének. Kapcsolja ki az értesítéseket. "

Az e-mail törlése felbecsülhetetlen értékű a szervezettség megőrzésében, ugyanakkor nem engedi ", hogy a fontos dolgok átcsúszhassanak a repedésekön, megkönnyíti a dolgok megtalálását, amikor szüksége van rájuk, csökkenti a szorongást, és termelékenyebbé teszi"., aki azt mondta, hogy ismeri sok embert, akiknek "több tízezer e-mail van a postaládájukban".

A folyamat

Először törölje az időérzékeny e-maileket, azok, amelyek egy adott időpontban a legfontosabbak. "Állítson be szűrőket annak alapján, ami fontos az Ön számára, vagy úgy dönt, hogy csak az újokat vizsgálja meg. Hogyan rangsorolja a rangot, rajtad múlik, és mit kell tennie aznap." - mondta Wanta.

Az Inbox Zero érdekképviselete

Az Inbox Zero "olyan megközelítést támogatta a termelékenységi guruk, mint a Tim Ferris, amely folyamatosan az e-mailek tetején marad, és az olvasatlan számot nullán tartja" - magyarázta Wanta. "A probléma ugyanúgy, mint az egészséges hatcsomag és 2% testzsír megőrzése érdekében, a legtöbb beérkező levelekkel több száz olvasatlan e-mailt tartalmaz, amelyek csak felhalmozódnak. A helyzet az, hogy az embereknek nincs idejük megszervezni a beérkező leveleket. .”

Többet a mobilitással kapcsolatban

  • Miért lesz az Android számára bannerév 2020-ban?
  • 10 mobilitási előrejelzés 2020-ra: AI, 5G, összecsukható telefonok és így tovább
  • Tanuljon nyelvet a következő utazás előtt ezekkel az alkalmazásokkal
  • Fotók: Az Apple Watch tíz legjobb alternatívája

A felhasználók több mint 80% -a ismételten megpróbálta ellenőrzés alá vonni e-maileiket, és noha kezdeti sikereik vannak, átlagos időtartamuk csak hat nap. Tehát "míg az Inbox Zero koncepciója érdekes, az e-mail és az emberi természet valósága szempontjából teljesen irreális" - mondta Wanta. "Olyan vesztes csatával harcol, amelyet nem tud megnyerni. Fogadja el azt a tényt, hogy valószínűleg nem lesz ideje egy nap alatt eljutni az összes kapott e-mailhez, ehelyett arra koncentrál, hogy elsőbbséget élvez az elsőbbségi e-mailekkel, mások pedig olvasatlanul maradnak. .”

Lehet, hogy létezik pszichológia, vagy lustaság, de a tárolással bőségesen olyan webes e-maileket, mint a Gmail, "a tendencia az, hogy csak gyűjtsön és tárolj üzeneteket" - mondta Wanta. A „régi időkben” az emberek üzeneteiket letöltték a számítógépükre, és általában inkább aggódtak és szorgalmasak voltak a régi üzenetek törlése miatt, mert a merevlemezeken korlátozott volt a tárhely.

Egy másik ok, ami egyszerűbbnek tűnik az e-mailek megőrzése, a keresés javulása. Sok ember nem zavarja az e-mailek rendezését vagy archiválását, és úgy dönt, hogy a címkézést, a keresési képességeket és a feltörekvő AI eszközöket használja az e-mailek kereséséhez és azonosításához, amikor rájuk van szükségük.

A beérkező levelek törléséhez próbálja ki ezt a módszert

Törölje, ha szemét vagy nincs már szüksége rá, dobja ki. Az emberek tárgyakat tárolnak, de mások olyan e-maileket tárolnak, amelyekre nincs szükségük.
Hajtsa végre az eseményt, függetlenül attól, hogy ez egy esemény, amelyre meg kell válaszolnia, egy dátum, amelyet fel kell venni a naptárba, vagy valami, amelyre válaszra van szükség.
Nyújtsa be, ez bármi számára fenntartva, amelyet el kell menteni a későbbi referencia céljából.

Wanta szerint Zive kifejlesztette a Kiwi for Gmail Focus Filter Beérkezett üzenetek mappáját, "hogy megoldja ezt a problémát, és segítsen az e-mailek ellenőrzésében".

Az e-mail fiókról

A legtöbb embernek több e-mail címe van, amelyek magukban foglalják a munkahelyi és a személyes e-maileket is, de lehetnek olyan iskolák vagy szervezetek címei is, amelyekhez kapcsolatban állnak. Mivel az e-mail fiók létrehozása ingyenes és egyszerű, a beküldött e-mailek száma meghaladhatja a szükséges számot.

Az olyan e-mail címek előnye, mint például a Google vagy a Yahoo, hogy az emberek függővé válnak attól, hogy bárhonnan és bármilyen eszközről hozzáférhessenek az e-mail fiókokhoz. Tehát egy webalapú e-mail fiókkal rendelkezik "messze a legegyszerűbb módja annak, hogy minden személyes e-mail kéznél legyen" - mondta Wanta.

Vegye szembe a félelmét, és vegye igénybe: tisztítsa meg ezt a gondos e-mail fiókot, amint csak lehetséges. Nem olyan félelmetes a feladat.

Vezetői tájékoztató hírlevél

Fedezze fel az informatikai vezetés sikerének titkait a tippekkel a projektmenedzsment, a költségvetés és a napi kihívások kezelése során. Keddenként és csütörtökön szállítva

Regisztrálj még ma

© Copyright 2020 | mobilegn.com