10 módszer annak megakadályozására, hogy az Excel megharapjon téged

Könnyen létrehozhat egy olyan lapot, amely tökéletesen működik - eleinte. Később, amikor módosításokat hajt végre, problémákba ütközhet. A dolgok nem úgy működnek, ahogy várták. Általában azért van, mert elfelejtette azokat a döntéseket, amelyek akkoriban értelmesek voltak, de amelyek nem felelnek meg a változásoknak. A következő problémák és viselkedés elkerülésével csökkentheti a jövőbeli problémákat. Nekik nincs benne természetesen baj, ám ezeknek messzemenő következményei lehetnek.

1: Kerülje a cellák összeolvadását

Az egyesített cellák segítenek az értékek értelmes rendezésében, de problémákkal járnak - számos probléma. Például az Excel nem alkalmaz oszlopformátumokat az egyesített cellára, kivéve ha az összes oszlopot kiválasztja. Ezenkívül nem minden cellaformátum ragaszkodik a cellák kibontásához. Nem rendezhet oszlopot egyesített cellákkal. Még egyetlen oszloptartományt sem választhat ki, ha benne van egy összevont cella - folytassa, próbálkozzon!

Ne habozzon, ha az egyesített cellákat használja, ha valóban szüksége van rájuk, ám ezek korlátozni fogják a cellákat és még az érintett oszlopokat is. Nem szalagos verziókban a Központi Szelektív Kiválasztás ésszerű alternatívája az egyesítésnek. UPDATE: Sajnos ez az opció nem érhető el az Excel szalagverzióiban. Ahhoz, hogy ezt a formátumot alkalmazza a szalag verziókban, el kell indítania az Összehangolás párbeszédpanelt, és kattintson az Összehangolás fülre. A Közvetlen választás a vízszintes legördülő menüben található.

2: Kerülje el a rejtett sorokat és oszlopokat

A rejtett sorok és oszlopok problémákat okoznak, mert nos, rejtettek! Nem veszi figyelembe azt, amit nem lát, de az Excel mindazonáltal értékeli ezeket az adatokat. A rejtett sorok és oszlopok megzavarják a felhasználókat, a függvények és a képletek látszólag hibás adatokat adnak vissza, és akár pusztítást is okozhatnak makrókkal és importálási feladatokkal. Kerülje a sorok és oszlopok elrejtését, kivéve, ha erre szükség van.

3: Ne tárolja a numerikus értékeket szövegként

Néhány numerikus érték, például az utcai címek, irányítószámok, telefonszámok és cikkszámok, szöveges formában tárolhatók, mert ezeket nem értékeli a matematikai egyenletekben. Sajnos a numerikus értékeket szövegként importálni könnyű, és nem tudjuk. Ez a probléma könnyen megoldható, de néhány felhasználó nem veszi észre, hogy az Excel nem értékeli az összes adatát. Csak azt tudják, hogy adatai nem adódnak helyesen.

A szöveg numerikus értékeinek téves hibáztatása a legutóbbi verziókban nehezebb, mivel az Excel megcímkézi azokat, amint az az A ábrán látható . Ha befejezi a szöveges formában tárolt numerikus adatok gyors konvertálását, ha a Konvertálás számba lehetőséget választja. Ebben az esetben a megfelelő képzés.

A ábra

Az Excel figyelmeztet, ha numerikus értékeket tárol szöveges formában. Hagyhatja őket szöveges formában vagy konvertálhatja.

4: Használjon leíró szöveget a fejlécekben, és ne a számokat

Kerülje a csak számok használatát a fejléc cellákban. Gondolhatja, hogy ártalmatlanok, de olyan hibákat generálhatnak, amelyek hiányozhatnak. Például a B. ábra egy egyszerű lapot mutat, fejlécként felhasznált évekkel. De nézd meg, mi történik, ha az AutoSumot használja a regionális adatok összesítéséhez. Ez tartalmazza a B2 fejléc 2008 fejléc értékét. Ez egy hiba, amelyet nem tud elkapni. A megoldás egyszerű: mindig tartalmazzon alfa-karaktereket a fejléccímkékbe. Ebben az esetben használhatja az FY2008, FY2009, FY2010 stb. Fejléceket, ahol a FY a pénzügyi évre vonatkozik.

B. ábra

Az AutoSum hivatkozik a fejléccellára, mert numerikus értéket tartalmaz.

5: Kerülje az üres tartományokat, sorokat és oszlopokat egy adattartományban

Nem mindig lesz érték minden cellának, de az üres jelek pusztíthatnak. Számos beépített szolgáltatás, például az AutoSum és a szűrés, egy üres cellát értelmez az adattartomány végének. Ha ezeknek a funkcióknak a használatakor nem jelennek meg üres cellák, akkor előfordulhat, hogy nem veszi észre, hogy az értékelt tartomány nem a várt. Ha az üres cellák elfogadhatók, fontolja meg 0-kkal vagy más leíró értékkel, például NA-val való kitöltést.

Ez a szabály érvényes az üres sorokra és oszlopokra. Egy jó sor hozzáadása a januári és februári értékek elválasztásához jó ötletnek tűnik. Végül is jól néz ki, igaz? Még mindig rossz ötlet. Használja a szegélyeket a szakaszok különválasztására, ha a felhasználóknak vizuális nyomra van szükségük.

6: Kerülje a több illékony funkciót

Az illékony függvény minden alkalommal újratervezi a munkalap változásait, nem csak akkor, amikor egy hivatkozott cella megváltozik. Az illékony funkciókra példa: MOST (), TODAY (), OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), ROWS () és OSZLOP (). A getcha az, hogy az összes újraszámítás végül lelassítja a munkafüzetet. Alternatív megoldásként beírhatja a függvényt valahol a lapon, majd hivatkozhat erre a cellára ahelyett, hogy a tényleges függvényt több kifejezésbe ejtné.

7: Ne használjon feleslegesen összetett képleteket

Időnként a képletek valóban összetettek. De leggyakrabban néhány értelmes elemre bonthatja őket. Minek? Mert végül valaki egyébként kérni fogja őket. Jó példa erre az összes értékesítési formula: = (Ár * Mennyiség) - (Ár * Mennyiség) * Kedvezmény + (Ár * Mennyiség) * Adó. Ha ezt bekapcsolja, akkor valaki kéri a részösszeget, a diszkontált részösszeget, a teljes adót stb. Látni akarják az összes lépést, amely a végső összeget eredményezi, akárcsak az algebrai tanár.

8: Kerülje a tömbképleteket

Valószínűleg szakmai öngyilkosságot követ el, de nem javaslom a tömbképletek használatát a termelési fájlban, kivéve, ha ezek feltétlenül szükségesek. Igen, a tömbök rendkívül jóak, és ha célja az emberek meghökkentése és elkápráztatása, töltsön el. Másrészt a tömbképleteket nehéz megérteni, ezért nehéz elhárítani őket. Memória disznók, lehetetlen karbantartani, és könnyen eltörnek. Egy csapdacsapda, csak a tavaszt várják. Amikor fájlokat készít másoknak, fontoljon meg egy alternatívát, például a segítőképleteket (lásd: # 7).

9: Használjon megjegyzéseket

Számos táblázatkezelő nem hajlandó megjegyzéseket használni - úgy tűnik, hogy szinte sértették az ötlet. A megjegyzések azonban nagyszerű módja annak, hogy információkat csatoljunk egy cellához. Megoszthat információkat a felhasználókkal, vagy felvehet magának egy megjegyzést, amely magyarázza a döntést vagy a részleteket, amelyeket elfelejthet. Megkönnyítik az ön lapjainak használatát a felhasználók és a saját maga számára.

10: Ne keverje össze a megjelenített értékeket a tárolt értékekkel

A numerikus értékek megjelenítéséhez használt formátumtól függően előfordulhat, hogy az Excel nem jeleníti meg a ténylegesen tárolt számot. Ez azt jelenti, hogy a képletek gyakran váratlan eredményeket hoznak. Például megsokszorozhatja az 1. és a 2. értéket, és elvárhatja, hogy az eredmény 2 legyen. Ha a tárolt számok valójában 0, 6 és 2, 1, de az egészek megjelenítésére vannak formázva, akkor valószínűleg meg fog lepődni, amikor a kifejezés 1 vagy 1, 26 értéket ad vissza ( a képlet cellájának formátumától függően).

Az Excel pontosan azt csinálja, amit állítólag meg kellene tennie. A tárolt értékeket értékeli, nem a megjelenített értékeket. Ez elősegíti az adatok és a jelentési igények ismeretét, így ezt a viselkedést ennek megfelelően hozzáigazíthatja.

Mások?

Milyen más intézkedéseket vagy döntéseket vezetett be, amelyek munkalap-problémákat okoztak az úton? Ossza meg tapasztalatait a TechRepublic közösséggel.

© Copyright 2020 | mobilegn.com