Az egyik cég Google Apps e-mail áttelepítése: 2. rész

Üdvözöljük vissza a Google Apps alkalmazásba történő e-mailek migrációjáról folytatott megbeszélésem során, amelyet a Terrapin Valley nevű ügyfélszervezetnél folytattam. Az 1. részben felvázoltam az ebben az öt fős társaságban működő kis üzleti környezetet, a kihívásokat, amelyekkel szembesültünk az elavult Windows 2003 Small Business Server támogatásával, amely kezeli az e-mailek feldolgozását, valamint a mai napra jobban megfelelő új e-mail platform követelményeit. és életkor.

A cég tulajdonosa (Ted) és én úgy döntöttünk, hogy folytatjuk a cég e-mailjének a Google Alkalmazásokba történő áttelepítését, ezért kidolgoztam egy migrációs útmutatót a Google dokumentációjának és linkjeinek segítségével. A második részt a migrációs folyamatnak szenteltük

Regisztráció a Google Apps szolgáltatásba

A nyilvános DNS adminisztrációs konzolunk segítségével kezdtem el beállítani a TTL-t a terrapinvalley.org DNS MX rekordján. Ezt öt percre állítottam; ez biztosítja, hogy a szervezet számára küldött új e-mail néhány percen belül megérkezzen a Google szervereire, mihelyt készen állunk az átalakítás folytatására.

Ezután inicializáltam a Google Apps cégeknek próbafiókját és elindítottam a beállító varázslót, lásd az A. ábrát .

A ábra

Beállítási varázslót

A fenti képernyőkép a Google Apps Vezérlőpultján használt eszköztárat (Irányítópult, Szervezet és felhasználók) is mutatja, tehát hasznos látni, hogy az adminisztrációs beállítások hogyan működnek.

Az első lépés a terrapinvalley.org domain tulajdonjogának ellenőrzése volt. Ennek többféle módja van:

  • Készíthet testreszabott nyilvános DNS-rekordot (TXT fájl) a domainjéhez.
  • Beállíthat egy speciális HTML fájlt / felvehet egy címkét a nyilvános webszerverre.
  • A Google Analytics egy követőkóddal használható a nyilvános webkiszolgálón.

Minden módszer magában foglalja a Google által biztosított biztonsági tokent, amelyet ezután felismer a DNS-beállításokban vagy a nyilvános webhelyen, hogy megerősíthessék, hogy a domain tulajdonosa (vagy adminisztratív joga van rá).

Úgy döntöttem, hogy a speciális HTML fájlt használom, amelyet a www.terrapinvalley.org weboldalon tettem elérhetővé. Miután ezt megtettem, ellenőriztem a domain tulajdonjogát a Google-lal, és folytathattam a telepítést, ahogy a B. ábra mutatja.

B. ábra

Ellenőrizze a domain tulajdonjogát

Fiókok létrehozása a felhasználók számára a Google Apps környezetben

A következő lépés a Terrapin-völgy felhasználóinak biztosítása a Google Apps szolgáltatásban, amely magában foglalja a Gmail-fiókok létrehozását (ugyanazon meglévő e-mail címekkel a terrapinvalley.org webhelyen; e-mail címeik a számlák nevei lesznek), amely 25 GB helyet enged meg. Mivel még nem lépettünk életbe, ezeket az e-mail fiókokat csupán a meglévő adatok áttelepítésére fogjuk használni.

A lehetőségek lehetővé teszik a fiókok manuális létrehozását vagy a folyamat automatizálásához CSV-fájl importálását. Használhatja a Google egyik eszközét, a "Google Apps Directory Sync" nevű eszközt a felhasználók importálásához az LDAP segítségével. Az egyszerűség kedvéért a fiókok manuális létrehozását választottam, mivel csak öt érintett. Azt is el kellett állítanom a megfelelő alkalmazásokat a felhasználók számára; Csak a Gmailt és a Naptárt választottam, mivel később szükség szerint másokat is felvehetünk.

A beállítások konfigurálása a meglévő adatok másolására a Google szervereire

Annak érdekében, hogy az adatokat a Gmailen keresztül lehessen migrálni, engedélyeznem kellett egy "Engedélyezem a felhasználók számára, hogy e-maileket töltsenek fel az e-mail migrációs API-val" beállítást. Ez jelenleg elérhető a Google Apps Vezérlőpultján (amelyet a továbbiakban egy cikkben tárgyalok a Google által biztosított adminisztratív képességek körvonalazása céljából) a Beállítások, majd az E-mail részben, a C. ábra szerint .

C. ábra

Google Apps Vezérlőpult

Miközben ezen a szakaszon navigáltam, ki is választottam az „Offline Gmail engedélyezése a felhasználók számára” lehetőséget. Ehhez szükség van a Google Gears-re, egy böngésző beépülő moduljára, amely működik az Internet Explorerben, a Firefoxban és a Google Chrome-ban. Még nem állítottuk be ezt, de azt terveznénk, hogy az utcán használjuk.

A következő lépés a hitelesítés konfigurálása a meglévő e-mail környezetünk és a Google Apps között. A Google Apps az OAuth segítségével kezeli a folyamatot (az OAuth nyílt hitelesítésre utal, amely lehetővé teszi az adatok megosztását anélkül, hogy meg kellene adniuk a forrás hitelesítő adatait).

Ezt a Vezérlőpult Speciális eszközök szakaszában hajthatjuk végre, a D. ábra szerint .

D. ábra

Speciális eszközök szakasz
Az „OAuth domain kulcs kezelése” gombra kattintva megnézem, milyen részletek voltak benne ( E ábra ).

E ábra

Kezelje az OAuth domain kulcsot
A fogyasztói kulcs a domain név (a tényleges domain nevet kikötöttem a fenti képernyőképen). Vegye figyelembe az OAuth fogyasztói titkos karakterláncát; ezt a Google használja a hitelesítéshez. Nem kellett itt változtatnom, ezért visszatértem az Advanced Tools menübe, és rákattintottam a „harmadik fél OAuth Client hozzáférésének kezelése” elemre, az F ábra szerint .

F ábra

Kezelje harmadik fél OAuth kliens hozzáférését

A domain nevet a "Client Name" mezőbe adtam meg. Ezután beírtam a "https://apps-apis.google.com/a/feeds/migration/" címet az "Egy vagy több API-terület" mezőbe, és rákattintottam az Engedélyezés elemre (más URL-ek ajánlottak a különböző hírcsatornákhoz, de jelenleg csak az áttelepítési opcióra volt szükség).

Most készen álltunk az adatok áttelepítésére.

Az összes e-mail, névjegy és naptár elem másolása a Google szervereire

A Google egy Google Apps Migration eszközt kínál az adatok feltöltésének megkönnyítésére. Telepítettem egy munkaállomásra és elindítottam, amint az a G ábrán látható .

G ábra

Google Apps áttelepítési eszköz

Beírtam a rendszergazdai fiók hitelesítő adatait, és a Folytatás gombra kattintottam:

A megfelelő Outlook-profilt (MS Exchange) már rámutattam. Mivel ez volt az első alkalom, hogy az eszközt futtattam, rákattintottam az "Összes adat áttelepítése" elemre. Az eszköz lehetővé teszi csak az új adatok áttelepítését, ami akkor hasznos, ha lassú átmenetet hajt végre a Gmailen, amely többszörös adatmásolási erőfeszítéseket igényel (például az első lépés az összes létező adat lemásolásához, majd az azt követő átadások az új adatok begyűjtéséhez). adatok, amelyeket a felhasználók az eszköz kezdeti futtatása óta küldtek / fogadtak).

Miután rákattintottam a Next-re, a H ábrán látható képernyőre vitték.

H ábra

elvándorlás
A kiemelt opciókat választottam (ezeket alapértelmezés szerint ki volt jelölve), és rákattintottam az Áttelepítés elemre ( I. ábra ).

I. ábra

Az átállási folyamat indítása

Az eszköz ezután futott, és előrehaladási sávokat adott nekem, hogy jelezze a különféle adatkategóriák migrációjának teljes állapotát.

Amikor az adatok lemásolása befejeződött, ellenőriztem az áttelepítési naplófájlt, amely az XP rendszeren a C: \ Documents and Settings \ "felhasználónév \ \ Helyi beállítások \ Alkalmazási adatok \ Google \ Google Apps áttelepítés \ Tracing \ ExchangeMigration helyen található. (Vista vagy Windows 7 gépeken a naplókönyvtár a C: \ Users \ "felhasználónév" \ AppData \ Local \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration helyen található).

Nem találtak hibát, ezért ellenőriztem, hogy az adatok már léteznek-e a Gmailen (és nem voltak eltávolítva a forrás postafiókból). Annak ellenére, hogy a Gmail nem igazán mappa-orientált, örömmel vettem tudomásul, hogy a meglévő mappaszerkezetet másolták az Outlookból, és éppen érintetlenül voltak a megfelelő tartalommal.

Ezután telepítettem a Google Apps Sync for Microsoft Outlook bővítményt az Outlook kliensre, és elindítottam. A beépülő modul a kezdőképernyőhöz hasonló, mint a migrációs eszköz, amint azt a J ábra szemlélteti .

J ábra

Google Apps Sync
Bejelentkeztem, és megkaptam a következő beállító mezőt ( K ábra ).

K. ábra

A Google Apps Sync beállítása

A Google Apps Sync eszköz lehetővé teszi az adatok importálását a Gmailbe, azaz ugyanazt a funkciót tudja végrehajtani, mint az Áttelepítési eszköz. Saját esetemben az áttelepítési eszközt választottam annak biztosítása érdekében, hogy kövessem a hivatalos folyamatot, de jó, hogy ez a segédprogram valami hasonlót képes megtenni.

Az összes négyzetet nem jelöltem be, és rákattintottam a "Profil létrehozása" elemre. A plugin ezután beállított egy helyi PST fájlt, amelynek címe a felhasználónév és a "Google Apps" volt. Az Outlook automatikusan megnyílt, és egy új ikon jelent meg a tálca bal szélén ( L ábra ).

L ábra

Új ikon

Ez a kör alakú ikon a Google Apps szinkronizálási folyamatát képviseli. Automatikusan fut, amikor az Outlook megnyílik - valójában nem tudja kézzel bezárni. Ez problémát jelent, ha nem akarja szinkronizálni az adatokat egy adott időpontban, például amikor megpróbálja megtisztítani azokat az elemeket az Outlookban, amelyeket nem kell a Gmailbe másolni. Megtaláltam egy megoldást a Fájl, majd a Offline munka lehetőségre kattintva; ez leállítja a Google Apps szinkronizálását.

Kattintson a jobb gombbal a Google Apps Sync ikonra az M ábra mezőjében.

M ábra

A Google Apps Sync lehetőségei
A "Postafiók méretének korlátozása" segítségével beállíthatja, hogy mekkora méretű legyen a helyi PST-fájl növekedése. ez szerepet játszik a szinkronizálás teljesítményében ( N ábra ).

N ábra

Állítson be korlátokat
A „Szinkronizálás állapotának megtekintése” vagy a Google Apps Sync ikonra való dupla kattintás kiválasztásával megjelenik a szinkronizálási állapot ablak ( O ábra ).

O ábra

Szinkronizálási állapot ablak

(A „több megjelenítése” gombra kattintva a Google Feladatok, a Jegyzetek és a Google Címjegyzék haladási sávjai jelennek meg, ha ezek a beállítások érvényesek.)

Van néhány egyéb hasznos lehetőség is, amelyek a Start menüből érhetők el ( P ábra ).

P ábra

Egyéb hasznos lehetőségek

Ezután az összes felhasználót átállítottam a meglévő Outlook-szabályok és aláírások exportálása után, mivel ezeket nem lehet a Gmailbe másolni. Néhány felhasználónak kis postafiókjai voltak (<10 MB), így az áttérés folyamata meglehetősen gyors és hatékony, általában percek alatt befejeződött. Néhány más felhasználó PST fájljaival rendelkezett régebbi adatokkal, amelyeket meg akartak őrizni, és az átállítási eszköz lehetőségeinek köszönhetően ezen objektumok tartalmát közvetlenül a PST-ből a Gmailbe tudtam áttelepíteni.

Jillnek meglehetősen nagy postafiókja volt, több tucat mappával, és ehhez időbe telt a migráció. Először megismételtem az e-mail elemeit, majd a naptárat, majd végül beállítottam a kapcsolattartó csoportjait a Gmailen, és külön-külön áttelepítettem a névjegyeket, hogy a Gmailbe a megfelelő csoportokba soroljam őket. Ez magában foglalta a migrációs eszköz többszöri futtatását, de két-három óra után mindent elkészítettem.

Jill számlája számos példányt mutatott a párhuzamos kapcsolatokról, mivel nyilvánvalóan voltak extra verziók, amelyek az egyes kategóriákban szétszóródtak. A Gmail egy hasznos eszközt kínál a Névjegyek képernyőn, amelynek neve "Másolatok keresése és egyesítése", amely a "Több" gomb segítségével található meg a Névjegyek oldal megtekintésekor. Ez hasznos volt a másolatok eltávolításában.

A teljesítés

Miután befejeztem az összes felhasználói adat áttelepítését a Gmailbe (szerencsére egyikben sem volt hiba vagy probléma), beállítottam a Google Apps Sync eszközt az alkalmazandó Outlook 2003 klienseken.

Mivel az összes adat már létezett a Google-on, az én következő feladatom az volt, hogy beállítsam az Outlook 2011 programot Jill számára Mac-jén. Mint már korábban említettem, ez a következő lépéseket tartalmazza:

  • Állítsa be az IMAP-fiókot az Outlook 2011 alkalmazásban a Gmaillel való kommunikációhoz
  • Állítsa be a helyi címjegyzék alkalmazást a Gmaillel történő szinkronizáláshoz, majd állítsa be az Outlook 2011 programot a címjegyzékkel történő szinkronizálásra
  • Állítsa be a helyi iCal naptár alkalmazást a Gmaillel való szinkronizáláshoz

Ez azt jelentette, hogy Jill felhasználhatja az Outlook 2011-et e-mailekhez és névjegyekhez, miközben az iCal-t használja a naptárcikkeinek. Mindhárom esetben az adatokat oda-vissza másolnák a Gmail és a Mac között. Sajnos az Outlook 2011-ben korlátozás van, amely szerint a naptár nem tud szinkronizálni a Gmaillel. Remélem, hogy valamelyest meg fogja javítani (sok felhasználó alig várja ezt!)

Ezután kiképeztem a felhasználókat arra, hogyan kell dolgozni az új beállítással. A Ted és Jill iPhone és iPad konfigurációját a hátsó égőre tettük, hogy biztosak lehessenünk abban, hogy mindenki elégedett az asztali / laptop e-mail klienseivel. A felhasználók továbbra is hozzáfértek az élő Terrapin Valley e-mail adataihoz az Outlook Web Access segítségével; ez azt jelentette, hogy nem kellene foglalkoznunk több Outlook-profillal és a régi és az új adatok közötti váltással (nem beszélve a zavarról és a hibákról, mint amelyek ilyen elrendezésnél előfordulhatnak).

Körülbelül egy nappal később mindenki készen állt arra, hogy folytassa az átállást. Ez volt a legegyszerűbb rész. Egyszerűen szerkesztettem a terrapinvalley.org DNS MX rekordját a következő Google szerverek felsorolására:

  • ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM
  • ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM

Pár perccel később megerősítettem, hogy a felhasználók új e-mailt érkeznek a Gmail-fiókjukba és az Outlook ügyfeleikbe. A kimenő e-maileket is teszteltem. Győződtem meg arról, hogy ellenőriztem az Exchange-fiókokat a most már nem működő Terrapin-völgy kiszolgálón, hogy megbizonyosodjak arról, hogy egyikükbe sem érkezik-e új levél. Mivel a bemenő üzenetek fogadására a mail szervernek nem kellett nyitva lennie a tűzfalon a 25. portnak, letiltottam ezt a szabályt. Végül átalakítottam az összes migrációs eszközt, hogy minden felhasználó elérje a legfrissebb adatokat a Gmailbe, és segítettem a felhasználókat importálni az Outlook szabályaikat és aláírásaikat.

Áttelepítésünk befejeződött, és a Google Apps-on működöttünk.

Következő néhány cikkemben megvitatom, hogy mi történt ezután; hogyan konfiguráltuk a mobil eszközöket, hogyan kezdtük el elmélyülni a dokumentummegosztást, és hogyan működik a Google Apps vezérlőpultja.

Olvassa el:

  • Az egyik cég Google Apps e-mail áttelepítése: 1. rész
  • Öt Google App biztonsági beállítást már meg kellett változtatnia
  • A Google Apps öt legfontosabb migrációs forrása

© Copyright 2021 | mobilegn.com