Az új Google Docs "Megjegyzést fűzhet" funkció lehetőséget kínál

A Google Docs nem ismert a kiemelkedő szövegszerkesztő képességéről (bár egyre jobb), ehelyett gazdag együttműködési és megosztási funkcióiról ismert. A megosztás funkció nem csak a szerkesztők és a nézők felvételét szolgálja a dokumentumhoz. Az együttműködők most cseveghetnek egy dokumentumon belül, követhetik és kezelhetik a megjegyzéseket, egyidejűleg szerkeszthetik és megváltoztathatják a dokumentum nyilvános láthatóságát. A dokumentumokat a csatolás opcióval meg lehet osztani azokkal a felhasználókkal is, akiknek nincs Google Dokumentumaik.

Kommentálhat

A következő napokban a Google kiad egy új megosztási opciót, az úgynevezett "kommentálhat" elemet. Azok a felhasználók, akik ezt az engedélyt kapják, nem csak a dokumentumokat tekinthetik meg, hanem megjegyzéseket tehetnek és válaszolhatnak azokra szerkesztési jogok nélkül.

A Google megadja az eszközöket a dokumentumok megosztásához és az azokkal való együttműködéshez, ám ezek a lehetőségek nem minden közönség számára megfelelőek. Doc tulajdonosként olyan együttműködési módszert kell választania, amely legjobban megfelel a közönség eszközkészletének, műszaki képességének és az együttműködési projekt céljának.

Az alábbiakban négy forgatókönyvet szemléltetünk, és kiválasztjuk a legjobb Google Docs együttműködési lehetőséget.

1. forgatókönyv: A dokumentum másolatának elküldése egy nem Google Apps-felhasználó számára

Együttműködési lehetőség: Küldés mellékletként

Ha fájlt hoz létre a Google Dokumentumokban, akkor megoszthatja ezt a fájlt egy nem Google Apps-felhasználóval, ha kiválasztja a "Küldés mellékletként" műveletet az Együttműködés menüben (új felhasználói felület) vagy a Megosztás gombot (régi felhasználói felület).

Ha úgy dönt, hogy egy fájlt ilyen módon küld, kiválaszthatja, hogy melyik fájltípust szeretné konvertálni a dokumentumba. A fájltípusok a küldött fájl típusától függően a Microsoft Office fájlokatól a PDF-ig, a HTML-ig és a Rich Text Format-ig terjednek.

A címzett a fájlt e-mail mellékletként kapja meg. Ha a fájlt mellékletként küldi el, akkor hozzáadhat egy speciális üzenetet.

Ennek hátránya, hogy a küldött üzenet rekordja nem jelenik meg a Gmail elküldött címkéjén. Ezenkívül, ha a címzett módosítja a csatolt fájl verzióját, akkor ezeket a változásokat nem látja a Google Dokumentumokban.

Ez az együttműködési módszer akkor a legjobb, ha az elküldött dokumentum végleges verziója van, és a felhasználó, akivel megosztja, nem rendelkezik Google-fiókkal.

2. forgatókönyv: Együttműködés a találkozó napirendjén a Google Docs felhasználói kis csoportjával

Együttműködési lehetőség: Adjon hozzá felhasználókat szerkesztőkhöz

Ha összeállít egy értekezlet napirendjét, és azt akarja, hogy minden résztvevő képes legyen hozzáfűzni a vitafolyamait a napirendbe, hozzon létre egy privát Google-dokumentumokat, majd adjon hozzá minden ülésen résztvevőt "szerkesztőknek".

Ha a láthatósági opciót Priváttá változtatja, csak a kifejezetten meghívott felhasználók láthatják vagy szerkeszthetik ezt a dokumentumot. Ha a szervezett találkozó meglehetősen kicsi (kevesebb, mint húsz ember), és mindenkinek visszajelzést szeretne kapni, akkor vegye fel őket szerkesztőként. Ilyen módon szerkeszthetik az ülés napirendjét saját elemükkel. Ez időmegtakarítást jelent, összehasonlítva azzal, hogy mind a húsz résztvevő e-mailt küld a napirend kiegészítésére.

A Revíziós előzmények eszközzel láthatja, hogy a felhasználók melyik változtatást hajtották végre. Ez az eszköz arra is felhasználható, hogy visszatérjen a napirend régebbi változataihoz, ha az egyik felhasználó hibát követett el, és kitöröl valaki más munkáját.

A találkozó napirendjének meghatározása után az együttműködő státusát "néző" -re változtathatja úgy, hogy továbbra is láthassák a dokumentumot, de nem tudják módosítani azt.

3. forgatókönyv: Szabályzat vagy eljárás közzététele a szervezeten belül

Együttműködési lehetőség: tegye a dokumentumot elérhetővé és megtekinthetővé az egész domainben

Tegyük fel, hogy éppen felülvizsgálta vállalata betegszabadságra vonatkozó politikáját, és közzé szeretné tenni az intraneten, vagy megosztja e-mailben. Ahelyett, hogy a társaság mindenkiét hozzáadná nézőnek, megváltoztathatja a dokumentum láthatósági opcióját, hogy a szervezetben mindenki megtalálhassa és elérhesse azt.

Amikor ezt a beállítást választja, egy egyedi URL jelenik meg a Megosztási opció ablakban, amelyet megoszthat e-mailben, csevegésen vagy interneten közzétett üzenetben. Csak azok a felhasználók láthatják ezt a dokumentumot, akiknek felhasználóneve és jelszava van a domainjén. Ez a láthatósági opció lehetővé teszi a felhasználók számára a dokumentumok megtalálását azáltal, hogy megkeresi az összes domainjét az összes dokumentumban.

Ha módosítja a házirend-dokumentumot, akkor a változások azonnal megjelennek azoknak az embereknek, akik a dokumentumot nézik vagy keresik. Ezenkívül további szerkesztőket is hozzáadhat ehhez a dokumentumhoz, ha két vagy három ember írja a dokumentumot. A doktor tulajdonosaként Ön a végső törlésvezérlés, tehát légy óvatos.

4. forgatókönyv: Ügyfél-javaslat megírása, közvetlen visszacsatolást igényel kollégáitól

Együttműködési lehetőség: Adjon hozzá felhasználókat "szerkesztőknek" vagy "kommentátoroknak", és használja a Google Dokumentumok Megjegyzés funkciót.

Ha magándokumentumon dolgozik, és közvetlenül a dokumentumról szeretne visszajelzést kérni kollégáitól, akkor kihasználhatja a Google Doc legújabb megjegyzési funkcióit. A szerkesztők és a kommentátorok megjegyzéseket fűzhetnek hozzá és válaszolhatnak a Google Dokumentumokra, de csak a szerkesztők módosíthatják magukat a dokumentumokat.

A Google Docs új megjegyzési felülete nyomon követi a szerkesztők és a kommentátorok közötti megbeszélést. Van még egy "feloldás" gomb is, amelyet akkor lehet kiválasztani, ha a beszélgetés megoldódott. Ez egy nagyszerű módszer a dokumentum körüli vita nyomon követésére és kezelésére. A dokumentum tulajdonosa több embertől kérhet visszajelzést, de végső soron ellenőrzést gyakorolhat a dokumentumon végrehajtott változtatások felett.

Az új "Megjegyzésfolyam mutatása" funkció lehetővé teszi, hogy a dokumentumok szerkesztői és kommentárai láthassák a teljes kommentártörténetet. A felhasználók hozzáigazíthatják a változásokról szóló értesítések és megjegyzések fogadásának módját is, a személyes preferenciáiknak jobban megfelelve.

A Google Dokumentumok élő csevegési funkciója továbbra is elérhető, de a megjegyzés funkció segíti a dokk körül körülvevő aszinkron beszélgetés felvételét.

Energiafelhasználók

Ezeket a funkciókat nem használhatják a Google Docs kezdők vagy nem technikai felhasználók megfelelő képzés és oktatás nélkül. És bár a Google Docs együttműködési funkciói erőteljesek és sok időt takaríthatnak meg, mindenképpen választania kell a projekthez és kollégáihoz legmegfelelőbb együttműködési lehetőséget.

Olvassa el:

  • A Google Apps új funkcióit együttműködő csapatok számára tervezték
  • A Google Apps folyamatos innovációja áldás vagy átok?
  • Augusztus 1-jén a Google Apps csak a modern böngészőkben lesz támogatott

© Copyright 2021 | mobilegn.com