Hogyan működik a Google Apps, amikor az emberek ténylegesen használják?

Körülbelül hat hónappal ezelőtt körülbelül egy tucat embert, köztük magamat is, Buffalóban, New York államban, el kellett volna készíteni egy olyan dolgot, amely az embereket nagyszerű ötletekről szólná. Ez a TEDxBuffalo, a globális TED konferenciák engedéllyel rendelkező, önállóan szervezett és sokkal kisebb méretű verziója, amely olyan hevesen vírusos "TED Talks" videókat készít, amelyek még Omaha nagybátyádnak is gondoskodnak. Idővel ez a tucat vagy annál nagyobb segítőcsoportgá nőtte ki magát, és szükségünk volt valamire a kommunikációnk, a dokumentumok és a sok információ kezeléséhez. Én voltam a felső srác, és a Google Apps telepítését választottam.

Miért a Google Apps?

Néhány okból választottam a Google Apps alkalmazást. Egyrészt valójában sikertelen kísérlet történt a TEDxBuffalóval a körforgalom előtt, és sikerült megmenteni ezt a Google Apps-telepítést, lehetővé téve a leginkább megengedő ingyenes telepítés használatát, mielőtt a Google 10 embernek visszaadta az ingyenes felhasználói korlátot. . A vállalkozásoknak kényszerítő okok vannak a frissítésre, de a TEDx rendezvényünk nonprofit, önkéntes jellegű esemény volt, tehát tiszteletben tartottuk a lehetőséget, hogy ingyenesen rendelkezzünk saját domain eszközökkel.

Csoportunk nagy része meglehetősen tech-hozzáértésű volt, és néhányuk nyílt veteránoknak és a Gmail, a Google Docs és más ingyenes eszközök rajongóinak volt a Mountain View-ból. És messze nem voltam pártatlan - írtam az Android kezdő útmutatóomat a Google Dokumentumokban, életem hatalmas részét a Gmailen és a Google Naptáron keresztül kezeltem, és korábban a Lifehacker szerkesztőivel együttműködve használtam a Google eszközöket. Úgy tűnt, hogy a Google volt az út.

Az ingyenes eszköz költsége azonnal nyilvánvalóvá vált. Meglehetősen könnyű volt az " " fiókokat beállítani a végemtől, és még alcsoportok e-mail listáit létrehozni a "Marketing", "Program" és hasonlók számára az Apps Irányítópult vezérlőiből. De ne feledje, hogy a Google Apps, különösen az ingyenes változat, trükkös ügyfélszolgálati beállításokkal rendelkezik, ezért nekem és néhány másik Google-hozzáértő embernek kellett megbizonyosodnom arról, hogy mindenki hozzáférhessen a tedxbuffalo.com e-mailhez - saját otthoni számítógép, irodájuk, telefonjuk, bárhol is voltak, amikor ellenőrizték, mi az önkéntes csoportjuk.

Néhány embernél ez egy kis 10 perces munkamenet, amelyet megbeszélés után megtehetsz. Ez 30 ember, akik nagyon eltérő Google-jártassággal rendelkeznek, ez két nagyon energiaigényes találkozó. És amikor az emberek üzeneteket kapnak a "tedxbuffalo-marketing" listáról, de visszakapják a "Nincs engedélye a hozzászólásra" üzenetet, amikor válaszolnak, ez az elidegenedés és a frusztráció keveréke, amelyet valakinek meg kell orvosolnia.

Végül az emberek többsége, akik valóban kapcsolatba akartak lépni, kitalálják, hogyan lehet e-mailben kapcsolatba lépni, és elfogadják, hogy egy szervezethez való csatlakozás bizonyos fokú gondot jelent, függetlenül attól, hogy milyen eszközöket használnak. De valószínűleg okos lépés volt több fiókba történő bejelentkezést felfedezni és konfigurálni azok számára, akik megélhetés céljából számítógépeket dolgoztak. Mindenkinek; nyisson meg egy külön böngészőt vagy egy privát / inkognitóablakot.

Docs

Mi a helyzet a Docs-lal, ahol tényleges munkát végeznek? Számomra egy szabadúszó író számára, aki kicsit mozog a rendszerek és a helyek között, a Docs elég csodálatos. Ha egy 30 vagy több emberből álló csoport széles körben meghatározott feladatokkal foglalkozik, ez határozottan inkább vegyes áldás. Hogy pontos legyek:

A jó

  • Soha nem kell foglalkoznia a .doc / docx problémákkal a Microsoft Office különféle verziói között.
  • Meglehetősen egyszerű eszköz a dokumentumok megosztására a tagok között, ha számláik hozzáférhetőek.
  • Táblázatokhoz igazán könnyű űrlapok, amelyek megkönnyítik az adatok gyűjtését a csoportból vagy az internetről.
  • A szöveges dokumentumok és táblázatok nagyon robusztusak (és automatikusan mentésre kerülnek), míg a PowerPoint stílusú diavetítések általában elég tisztességesnek tűnnek (és véletlenül elriasztják a diákokra való túlzott támaszkodást).
  • Rengeteg hely - végtelen, valóban - nagyon alacsony költségekkel, és senkinek sem kellett egy hétvégi délutánt eltöltenie egy szerver felállításával vagy valami hasonlóval.

A rossz

  • A dokumentumlista és a "verzióvezérlés". A legújabb dokumentumok nagy listája akkor működik, ha egyszemélyes üzlet vagy. Ha nagyszerű csoportod van, nagyon könnyű elveszíteni a nyomon követését, hogy kihez férhet hozzá, milyen elnevezési sémákat használ, hogy valamit „hivatalosnak” vagy „késznek” nevezhessen, és miért Tim nem látja a dokumentum, amelyet Mary állítólag mindenkivel megosztott. Készíthet mappaszerű "Gyűjteményeket" és megoszthatja őket, de ugyanazzal a kérdéssel fordultunk elő: ki láthatja őket, és mit jelentenek ezek? Szüksége van egy tervre és egy szűk elnevezési sémára a Google Dokumentumok professzionális használatához (hasonlóan a megosztott dokumentumterületekhez, valóban), de túl könnyű azt gondolni, hogy a felhőben mindent rendez.
  • Az egyszerű formák, egyszerű sémákkal, szépnek és jól néznek ki. De ugyanúgy, mint az Office, vannak olyan átgondolt témák és clip art darabok, amelyek arra késztetik az embereket, hogy egy egyébként finom adatgyűjtő eszközhöz készítsenek valamilyen pszichedelikus óvodai felvételi vizsgaként.
  • Már említettem a több fiók bonyolult jellegét? Többször is, én vagy egy csapattag véletlenül létrehoztam egy TEDxBuffalo dokumentumot a személyes / Gmailhez kötött Google Docs-fiókjukban. Akkor mit? Ossza meg TEDxBuffalo fiókjával, majd ossza meg újra a szélesebb csoportra? Töltse le és töltse fel újra? Nem egy üzletkötő, aki mindig is felbukkan, hanem egynél többször is megtörtént.

Alsó sorban

Őszintén szólva nem gondolok egy olyan rendszerre, amely felválthatta volna a Google Dokumentumokat és a Google Alkalmazásokat a csapatunk számára, amely sokféle helyen működött, különböző időpontokban és mindenféle változó technológiával. Könnyű tisztázni a kis dolgokat - kapcsolatkezelés, alapértelmezett táblázati oszlopszélesség, betűkészlet-választás a bemutatókon -, amikor a fájltárolás, a biztonsági mentés, a hozzáférés és a költségek fő fejfájása elpárolgott.

Ha nem egy meglehetősen szűk öt hónapos ütemterv alapján dolgoztunk volna egy konferencia elkészítésére, akkor esetleg behívtunk valakit, aki rendelkezik tapasztalattal a Google Apps példány felállításához, néhány iránymutatást adott nekünk, és előre láthatjuk a mi fene fejfájásainkat . És valószínűleg jobban kihasználtuk azokat a funkciókat, amelyekre soha nem adtunk esélyt, mint például egy webhely alapú "intranet" vagy egy megosztott naptár, amely soha nem tűnt úgy, hogy exportálja magát a megfelelő módon. Ezt 2012-ben határozottan megtesszük - még akkor is, ha a tapasztalt ember közülünk egyikünk lesz.

Mindenesetre a Docs-ban készített készletekkel eladtuk a szponzorálási résidőket, meghívtuk a résztvevőket és felkértük a visszajelzéseket (a AppsChimp alkalmazásba integrált példányának felhasználásával), a napot egy nagy táblázatokba terveztük, és a Google elküldte a feneket egymástól . És kiszállítottuk termékünket, úgy mondva, és valószínűleg újra felhasználjuk a Google Apps alkalmazást.

© Copyright 2021 | mobilegn.com