DIY: Ingyenes együttműködés a Google Docs beszélgetésekkel
Napi rendszerességgel dolgozom a dokumentumok kidolgozásában, ezért izgatottan örültem annak, hogy megismerkedtem a Google Docs Discussions-val, egy olyan együttműködési eszközzel, amely hatalmas hatással lehet. A Google megpróbálja a Google Apps-et vezető üzleti irodai csomag-megoldássá tenni, és a dokumentumokkal folytatott megbeszélések révén hihetetlenül üzleti szempontból barátságos webes irodai csomag jön létre. És mivel a Google Docs ingyenes, ez teljesen értelmes a barkácsnők számára.
Mire van szüksége a Google Dokumentumokkal való együttműködéshez?
- Gmail-fiók
- Együttműködők a Gmail-fiókokkal
- Google Docs-dokumentum
Hogyan működik a Google Docs beszélgetések?
A Google Docs együttműködési eszköz új réteget ad a dokumentum fölé, amely helyet ad a dokumentum megbeszéléséhez. Csak a dokumentumtulajdonos által meghívott felhasználók vehetnek részt a beszélgetésben, kivéve, ha a vitát nyilvánosan elérhetővé teszik.
Az együttműködés során a következőket teheti:
- Beszélje meg a dokumentumot a meghívott munkatársakkal.
- A vitaablak elrejtése vagy mozgatása, és a dokumentum szerkesztése.
- Szerkesztheti, törölheti és megoldhatja az együttműködők megjegyzéseit.
- Csevegjen más együttműködőkkel.
Nem azonnal nyilvánvaló, hogy a Google Docs beszélgetési funkcióját hogyan lehet használni az együttműködéshez; mindazonáltal, amint megkaptad, a szolgáltatás hihetetlen eszköz az együttműködéshez. Itt talál útmutatásokat és tippeket a Google Beszélgetések szolgáltatás használatához a Google Dokumentumokban.
A Google Docs beszélgetések használata
Jelentkezzen be Gmail-fiókjába, majd nyissa meg az együttműködéshez használandó dokumentumot. Az együttműködő partnerek meghívására a megbeszéléshez kattintson a Megosztás gombra a Meghívó ablak megnyitásához. Amikor megnyílik a Meghívó ablak, meghívhatja az összes szükséges együttműködőt (A ábra ). A ábraA vita magánéletét megváltoztathatja nyilvános az interneten, bárkivel, aki hivatkozással rendelkezik, vagy magántulajdonra, ha az Adatvédelem szakaszban a Változás linkre kattint.
A Vita ablak megnyitása A következő lépés a Megbeszélések ablak megnyitásához kattintson a Megbeszélések gombra. a Megbeszélések ablak lefedheti a teljes dokumentumot. Ha a Megbeszélések ablak teteje közelében kattint, akkor az ablakot áthelyezheti, hogy megnézhesse a beszélgetéseket és dolgozzon a dokumentumon ( C ábra ). Nem módosíthatja a Vita ablak ablakot, ezért stratégiailag el kell helyeznie, hogy maximalizálja a képernyő ingatlanát. A dokumentumot lefedő vitaablak segítségével észreveheti, hogy amikor a dokumentumon belül gördít, az ablak átlátszóvá válik; Amikor abbahagyja a görgetést, a Megbeszélések ablak újra megjelenik. C. ábraKattintson a képre a nagyításhoz.
Ha szerkeszteni kíván egy dokumentumot, amikor a Megbeszélések ablak nyitva van, akkor ellenőriznie kell, hogy az ablak nem fedezi-e a dokumentumot. Ha a Megbeszélések ablak útban van (ez az eset áll fenn, ha a dokumentum megtekintésekor a szöveg áttetsző kék négyzettel rendelkezik, amely a szöveget borítja), akkor a vitapanel újra megjelenik, amikor rákattint a szövegre.
Csak így lehet nyitva tartani a Megbeszélések ablakot és egyszerre dolgozni a dokumentumban - csak távolítsa el a beszélgetést a szöveg útjától.
Beszélje meg a dokumentumotNyissa meg a Megbeszélések ablakot, írja be megjegyzését, és nyomja meg a Feladás gombot; minden együttműködő azonnal látni fogja az Ön üzenetét. A vitafolyamat során az összes üzenet mentésre kerül és olvasható. (A beszélgetések nem jelennek meg a csevegőablakban.)
Alapértelmezés szerint az összes Google Docs beszélgetési üzenet e-mailben jelenik meg az összes együttműködőnek. Ha meg akarja változtatni ezt a folyamatot, akkor kattintson a Megbeszélések legördülő menüre, majd válassza a Megbeszélés értesítési beállításai lehetőséget. Az új ablakban beállíthatja, hogy az értesítéseket hogyan küldje el, ha egyáltalán ( D ábra ). A Google nem ajánlja az értesítések leállítását a résztvevők számára, de lehet, hogy olyan résztvevők is, akik nem akarják megkapni ezeket az e-mail értesítéseket. D. ábraA szálon belüli beszélgetés szerkesztéséhez kattintson a szálhoz tartozó legördülő menüre, és válassza a Szerkesztés lehetőséget; Ha ezt megteszi, a beszélgetés szövege megnyílik szerkesztésre.
A szálon belüli beszélgetés törléséhez kattintson a szálhoz tartozó legördülő menüre, és válassza a Törlés lehetőséget. Szerencsére a Google elkészítette, így csak egy beszélgetési szál kezdeményezője törölheti a szálat.
Csevegjen az együttműködésrőlHa megjegyzéseket szeretne fűzni, de nem feltétlenül az együttműködési beszélgetés keretén belül, használhatja a csevegőablakot. A résztvevők felsorolásánál megnyithatja a csevegő ablakot (amely a dokumentum ablak jobb oldalán található), és beszélgetni kezdhet az együttműködésről. Ezek a csevegések nem kerülnek mentésre a dokumentumbeszélgetés során.
Közzététel az internetenHa rákattint a Megosztás legördülő menüre, akkor válassza a A dokumentum közzététele az interneten lehetőséget. Mielőtt a dokumentumot közzéteszi az interneten, alaposan meg kell fontolnia, vajon azt akarja-e, hogy mindenki láthassa a dokumentumot.
Együttműködési munkamenet befejezése Mivel az együttműködők bezárják a dokumentumot, már nem jelennek meg a csevegőablak feletti legördülő listában. Mindaddig, amíg az együttműködő menti a meghívó linket, bármikor visszatérhetnek a beszélgetésbe.Még akkor is, amikor az összes együttműködő és a dokumentum tulajdonosa elhagyta a vitát és bezárta a dokumentumot, az együttműködési beszélgetés továbbra is a dokumentum része. Amikor bármelyik együttműködő megnyitja a dokumentumot, megnézhetik a beszélgetést.
összefoglalás
Ezek az új együttműködési szolgáltatások teszik a Google Dokumentumokat komoly versenyzőnek a Microsoft Office és a LibreOffice programban, különösen azok számára, akiknek irodai csomag és együttműködési eszköz szüksége van útközben. És mivel a Google Docs beszélgetések szolgáltatás nem fizet semmit, ez tökéletes értelme a barkácsáruházaknak.
A Google Docs közel áll ahhoz, hogy tökéletesen helyettesítse a költségesebb, kevésbé mobil megoldásokat? Mondja el nekünk, mit gondol a beszélgetés során.