DIY: Ingyenes együttműködés a Google Docs beszélgetésekkel

Napi rendszerességgel dolgozom a dokumentumok kidolgozásában, ezért izgatottan örültem annak, hogy megismerkedtem a Google Docs Discussions-val, egy olyan együttműködési eszközzel, amely hatalmas hatással lehet. A Google megpróbálja a Google Apps-et vezető üzleti irodai csomag-megoldássá tenni, és a dokumentumokkal folytatott megbeszélések révén hihetetlenül üzleti szempontból barátságos webes irodai csomag jön létre. És mivel a Google Docs ingyenes, ez teljesen értelmes a barkácsnők számára.

Mire van szüksége a Google Dokumentumokkal való együttműködéshez?

• Gmail-fiók
• Együttműködők a Gmail-fiókokkal
• Google Docs-dokumentum

Hogyan működik a Google Docs beszélgetések?

A Google Docs együttműködési eszköz új réteget ad a dokumentum fölé, amely helyet ad a dokumentum megbeszéléséhez. Csak a dokumentumtulajdonos által meghívott felhasználók vehetnek részt a beszélgetésben, kivéve, ha a vitát nyilvánosan elérhetővé teszik.

Az együttműködés során a következőket teheti:

• Beszélje meg a dokumentumot a meghívott munkatársakkal.
• A vitaablak elrejtése vagy mozgatása, és a dokumentum szerkesztése.
• Szerkesztheti, törölheti és megoldhatja az együttműködők megjegyzéseit.
• Csevegjen más együttműködőkkel.

Nem azonnal nyilvánvaló, hogy a Google Docs beszélgetési funkcióját hogyan lehet használni az együttműködéshez; mindazonáltal, amint megkaptad, a szolgáltatás hihetetlen eszköz az együttműködéshez. Itt talál útmutatásokat és tippeket a Google Beszélgetések szolgáltatás használatához a Google Dokumentumokban.

A Google Docs beszélgetések használata

Jelentkezzen be Gmail-fiókjába, majd nyissa meg az együttműködéshez használandó dokumentumot. Az együttműködő partnerek meghívására a megbeszéléshez kattintson a Megosztás gombra a Meghívó ablak megnyitásához. Amikor megnyílik a Meghívó ablak, meghívhatja az összes szükséges együttműködőt (A ábra ). A ábra

Az e-mail elküldése után az összes meghívott együttműködőnek meg kell néznie a meghívó e-mailt, és rá kell kattintania a kapcsolódó hivatkozásra. Amint a meghívott megnyitja a linket, hozzáférhet a dokumentumhoz és a beszélgetéshez. Alapértelmezés szerint minden együttműködőnek teljes (olvasási és írási) dokumentuma van. Ha meg akarja változtatni a társak engedélyét, akkor kattintson a Megosztott legördülő menüre, és válassza a Megosztott beállítások lehetőséget. Ebből az ablakból szerkesztheti a résztvevő státusát, hogy az tükrözze az engedélyeket ( B ábra ). Az engedélyek beállításait bármikor megváltoztathatja. Ezen az ablakon új résztvevőket hívhat meg az együttműködési folyamatba. B. ábra

A vita magánéletét megváltoztathatja nyilvános az interneten, bárkivel, aki hivatkozással rendelkezik, vagy magántulajdonra, ha az Adatvédelem szakaszban a Változás linkre kattint.

A Vita ablak megnyitása A következő lépés a Megbeszélések ablak megnyitásához kattintson a Megbeszélések gombra. a Megbeszélések ablak lefedheti a teljes dokumentumot. Ha a Megbeszélések ablak teteje közelében kattint, akkor az ablakot áthelyezheti, hogy megnézhesse a beszélgetéseket és dolgozzon a dokumentumon ( C ábra ). Nem módosíthatja a Vita ablak ablakot, ezért stratégiailag el kell helyeznie, hogy maximalizálja a képernyő ingatlanát. A dokumentumot lefedő vitaablak segítségével észreveheti, hogy amikor a dokumentumon belül gördít, az ablak átlátszóvá válik; Amikor abbahagyja a görgetést, a Megbeszélések ablak újra megjelenik. C. ábra

Kattintson a képre a nagyításhoz.

Ha szerkeszteni kíván egy dokumentumot, amikor a Megbeszélések ablak nyitva van, akkor ellenőriznie kell, hogy az ablak nem fedezi-e a dokumentumot. Ha a Megbeszélések ablak útban van (ez az eset áll fenn, ha a dokumentum megtekintésekor a szöveg áttetsző kék négyzettel rendelkezik, amely a szöveget borítja), akkor a vitapanel újra megjelenik, amikor rákattint a szövegre.

Csak így lehet nyitva tartani a Megbeszélések ablakot és egyszerre dolgozni a dokumentumban - csak távolítsa el a beszélgetést a szöveg útjától.

Beszélje meg a dokumentumot

Nyissa meg a Megbeszélések ablakot, írja be megjegyzését, és nyomja meg a Feladás gombot; minden együttműködő azonnal látni fogja az Ön üzenetét. A vitafolyamat során az összes üzenet mentésre kerül és olvasható. (A beszélgetések nem jelennek meg a csevegőablakban.)

Alapértelmezés szerint az összes Google Docs beszélgetési üzenet e-mailben jelenik meg az összes együttműködőnek. Ha meg akarja változtatni ezt a folyamatot, akkor kattintson a Megbeszélések legördülő menüre, majd válassza a Megbeszélés értesítési beállításai lehetőséget. Az új ablakban beállíthatja, hogy az értesítéseket hogyan küldje el, ha egyáltalán ( D ábra ). A Google nem ajánlja az értesítések leállítását a résztvevők számára, de lehet, hogy olyan résztvevők is, akik nem akarják megkapni ezeket az e-mail értesítéseket. D. ábra

Megbeszélések megoldása Az eszköz egyik legjobb tulajdonsága a megbeszélések megoldása. Tegyük fel például, hogy megbeszélést folytat egy dokumentum egy bizonyos aspektusáról, és egy bizonyos ponton ez a kérdés a vita során megoldódik; ezt megjelölheti, ha a Megbeszélések legördülő menüben a Megoldás lehetőséget választja. Megjelenik egy átfedés, amely lehetővé teszi, hogy törölje vagy folytatja a megbeszélés szálat megjelöléssel. Miután a vita meg lett jelölve megoldottnak, senki sem küldhet választ erre a szálra. Bármely, a vitában részt vevő együttműködő megjelölheti a szálat megoldottként. Szerkessze vagy törölje a beszélgetéseket

A szálon belüli beszélgetés szerkesztéséhez kattintson a szálhoz tartozó legördülő menüre, és válassza a Szerkesztés lehetőséget; Ha ezt megteszi, a beszélgetés szövege megnyílik szerkesztésre.

A szálon belüli beszélgetés törléséhez kattintson a szálhoz tartozó legördülő menüre, és válassza a Törlés lehetőséget. Szerencsére a Google elkészítette, így csak egy beszélgetési szál kezdeményezője törölheti a szálat.

Csevegjen az együttműködésről

Ha megjegyzéseket szeretne fűzni, de nem feltétlenül az együttműködési beszélgetés keretén belül, használhatja a csevegőablakot. A résztvevők felsorolásánál megnyithatja a csevegő ablakot (amely a dokumentum ablak jobb oldalán található), és beszélgetni kezdhet az együttműködésről. Ezek a csevegések nem kerülnek mentésre a dokumentumbeszélgetés során.

Közzététel az interneten

Ha rákattint a Megosztás legördülő menüre, akkor válassza a A dokumentum közzététele az interneten lehetőséget. Mielőtt a dokumentumot közzéteszi az interneten, alaposan meg kell fontolnia, vajon azt akarja-e, hogy mindenki láthassa a dokumentumot.

Együttműködési munkamenet befejezése Mivel az együttműködők bezárják a dokumentumot, már nem jelennek meg a csevegőablak feletti legördülő listában. Mindaddig, amíg az együttműködő menti a meghívó linket, bármikor visszatérhetnek a beszélgetésbe.

Még akkor is, amikor az összes együttműködő és a dokumentum tulajdonosa elhagyta a vitát és bezárta a dokumentumot, az együttműködési beszélgetés továbbra is a dokumentum része. Amikor bármelyik együttműködő megnyitja a dokumentumot, megnézhetik a beszélgetést.

összefoglalás

Ezek az új együttműködési szolgáltatások teszik a Google Dokumentumokat komoly versenyzőnek a Microsoft Office és a LibreOffice programban, különösen azok számára, akiknek irodai csomag és együttműködési eszköz szüksége van útközben. És mivel a Google Docs beszélgetések szolgáltatás nem fizet semmit, ez tökéletes értelme a barkácsáruházaknak.

A Google Docs közel áll ahhoz, hogy tökéletesen helyettesítse a költségesebb, kevésbé mobil megoldásokat? Mondja el nekünk, mit gondol a beszélgetés során.