Definiálja a Google Drive-ot igényei alapján
Keresse meg a szervezet és a felhasználók működését a Google Drive-val, majd konfigurálja az alkalmazásokat és a beállításokat az igényeik kielégítéséhez.
Íme egy kérdéses szókincs:
A "Google Drive" kifejezés __________-t jelent.
- Tárolás, mint a "Google Drive fájltároló rendszerében".
- Böngészőalkalmazások, például a "Hozzon létre egy új dokumentumot a drive.google.com webhelyre történő bejelentkezéssel a Google Drive-ba" pont szerint.
- Fájlszinkronizáló alkalmazás, például a "Nyissa meg a Google Drive-ot a Windows / Mac rendszeren a fájlok eléréséhez" részben.
- Egy mobilalkalmazás, mint például a "Dokumentumok létrehozása és szerkesztése a telefon Google Drive alkalmazásával" című szakasz.
- A fentiek mindegyike
Természetesen az "5" helyes. A Google Drive a négy elem bármelyikére vonatkozhat.
A zavar véget vet
A "Google Drive" többféle meghatározása zavart okozhat. Ha utasítja egy embert, hogy "nyissa meg a fájlt a Google Drive-on", akkor nyisson-e böngészőt vagy alkalmazást? Mindkét művelet megnyitja a "Google Drive" alkalmazást, de a felhasználót különböző környezetekben hagyja. A megkülönböztetések nem számítanak egy dolgozót próbáló felhasználónak. A különbségnek azonban számít. Egy natív Word fájl megnyitása a Google Drive segítségével a böngészőben megjeleníti a fájlt, és lehetővé teszi a felhasználó számára egy teljesen új, konvertált fájl létrehozását a Google Docs formátumban. Most két fájl van egy helyett. Az egyik Google Docs formátumban, a másik Word formátumban; ez további zavart és frusztrációt okozhat.
Az emberek a Google Drive-ot általában kétféle módon használják:
- Microsoft Office dokumentumok tárolására, vagy
- Natív Google (vagy internetes) dokumentumok létrehozása, szerkesztése és tárolása egy böngészőből.
A Microsoft Office-n túlmutató szervezeteknek ez könnyű. A Google Drive tárolja a szervezet fájljait, és hozzáférést biztosít a dokumentumok létrehozásához és szerkesztéséhez szükséges alkalmazásokhoz. A Microsoft Office telepítése nélkül kevés esély van a zavarra.
A kihívás azon szervezeteknél merül fel, amelyek a Google Apps alkalmazást használják e-mailekhez és megosztott naptárkészítéshez, mégis használják a Microsoft Office csomagot a dokumentumokhoz. Ezekben a beállításokban a Google Drive egyszerűen a Microsoft Office dokumentumok tárolására szolgál. A "Google Drive" több jelentése itt zavart okozhat.
Ha nem biztos benne, hogy az emberek hogyan használják a Google Drive-ot, kérje meg a felhasználót, hogy készítsen új dokumentumot. Ha megnyitják a Microsoft Word-t, valószínűleg tárolóként a Google Drive-ot használják. Ha böngészőt használnak, a Google Drive-alkalmazások teljes erejét használják. (Tudom, hogy egyes szervezetek mindkettőt használják: az Office formázott dokumentumokhoz és a Drive az együttműködéshez. Az ilyen felhasználók igen technikailag jártasak.)
Így lehet minimalizálni a lehetséges zavarokat és problémákat mindkét környezetben.
A Microsoft Office dokumentumfelhasználóknak hozzáférniük kell a Drive-hoz a Drive asztali alkalmazásából vagy a Quickoffice mobilalkalmazásból
1. Tárolja a Microsoft Office dokumentumokat
Ha a szervezet a Google Apps for Business alkalmazást használja e-mailben és naptárkészítésre, valamint a Microsoft Office csomagot a dokumentumokhoz, akkor itt javasolom, hogyan állítsd be a rendszert a dokumentumokkal való együttműködéshez.
a. Telepítse a Google Drive-ot Mac / Windows rendszerekre a fájlok szinkronizálásához
Telepítse a Google Drive alkalmazást (Mac és Windows esetén elérhető). Tanítsa meg a felhasználókat a Drive elérésére az Office dokumentumok megnyitásakor vagy mentésekor: Mac rendszereken, a Mac Finder használatával; Windows rendszereken, a "Start menü" használatával (vagy csempével, ha Windows 8).
b. Használja a QuickOffice alkalmazást a Google Apps Business számára okostelefonokon és táblagépeken
A QuickOffice mobilalkalmazások (Android és iOS esetén elérhetőek) lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy az Office dokumentumokat szerkesszék anélkül, hogy a dokumentumot natív Google Document formátumba konvertálnák. Ez segít a felhasználóknak elkerülni a fent részletezett "többszörös dokumentum" problémát. Az eszközön létrehozott fájlok Microsoft Office vagy egyszerű .txt formátumúak lesznek, és mindegyik a Microsoft Office alkalmazásával nyitható meg Mac vagy Windows rendszeren.
A Microsoft Office nélküli felhasználóknak az Internetről vagy a Google Drive mobilalkalmazásból kell hozzáférniük a Drive-hoz
2. Munka a natív Google dokumentumokkal
A dolgok egyszerűbbek, ha a szervezet teljes mértékben eltávolította a Microsoft Office alkalmazást, és teljes mértékben támaszkodik a Google Apps cégeknek számára az e-mailek, a naptárkészítés és a dokumentumok együttműködésére.
a. Használjon böngészőt az összes fájltevékenységhez Mac / Windows rendszereken
Fájlokat hozhat létre, szerkeszthet és oszthat meg egy böngészőben a http://drive.google.com webhelyen. (Ajánlom, hogy használja a Chrome böngészőt.) A Google hasznos interaktív áttekintést nyújt a Google Drive és a Docs szolgáltatásairól a http://learn.googleapps.com/tour-drive webhelyen.
(Megjegyzés tapasztalt felhasználók számára: ne feledje, hogy a "Több" menü hozzáférést biztosít a felhasználók számára a Google Marketplace rendszergazda által telepített alkalmazásaihoz. Például erről tudom elérni a MindMeister elme-feltérképező webes alkalmazást.)
b. Használja a Google Drive alkalmazásokat okostelefonokon és táblagépeken
A Google Drive mobilalkalmazásai (Android és iOS esetén elérhetőek) lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy okostelefonokon és táblagépeken szerkesszék a Google dokumentumait. Az eszközön létrehozott fájlok "natív" Google formátumúak lesznek, és megtekintették, illetve szerkeszthetik őket másokkal.
Megjegyzés az energiafelhasználók számára: Természetesen semmi sem akadályozza meg a felhasználót a fájlok kezelésében mindenhol (azaz a Google Drive Windows / Mac alkalmazásban, a QuickOffice alkalmazásban, a Google Drive mobil alkalmazásokban és a drive.google.com böngésző alkalmazásban). A technikailag jártas felhasználóknak nem kell gondolniuk ezekkel az eszközökkel való munkavégzés során, szükség szerint váltva.
Alsó sorban
Ideális világban a fájlformátumok nem számítanak: a Google Drive-felhasználók a „konvertált” példányok létrehozása nélkül megnyithatják és szerkeszthetik a Microsoft Office és a natív Google doc fájlokat. Vannak jelek arra, hogy a Google e világ felé dolgozik. (2013 júniusában François Beaufort közzétette, hogy a Chrome OS fejlesztői csatornája lehetővé teszi a Microsoft Office fájlok natív szerkesztését.) Addig válassza ki a megfelelő Google Drive eszközöket a felhasználók számára, hogy megtudják, mire gondolsz, amikor mondod ". Mentsd el a Google Drive-ra. "
Olvassa el:
- Kormányzás a gödör körül a Google Drive segítségével
- Tíz módszer a Google Drive maximalizálására
- Ötféle módon javíthatja szervezete a Google Drive alkalmazását
