Bevált gyakorlatok a Google-hoz: a Google Apps csomag konfigurálása és tesztelése

Írta: David Politis

Ön úgy döntött, hogy egyszerre és mindenkorra meglátogatja a Google-t. Bekerítette a munkavállalókat a fedélzetre, és elkezdte felkészülni a költözésre, szóval mi lesz?

A sorozat korábbi részei:
  • A Google Going bevált gyakorlata: Előkészítés

A Google Apps konfigurálása

Beszerzési engedélyek

Miután elhatározta, hogy "Google-ra lép", itt az ideje, hogy megkezdje a lépés végrehajtását. Mindenekelőtt meg kell vásárolnia a Google Apps licenceket a domain felhasználói számára. Bár licenceket vásárolhat felhasználónként, javasoljuk, hogy licenceket vásároljon minden létező alkalmazott számára egyszerre. Elkötelezte magát a Google működéséért, ezért vállalja a pénzügyi kötelezettségvállalást és kezdje el az áttérést. Ráadásul nem állíthatja be teljesen a domainjében található szolgáltatásokat, mint például a Google Csoportok, anélkül, hogy először minden alkalmazottra vásárolna engedélyt.

Amint a sorozat 1. részében megvitattuk, üléseket megvásárolhat viszonteladón keresztül, vagy közvetlenül a Google-on keresztül is. Az áttelepítés összetettsége, az áttelepítendő adatok mennyisége és az alkalmazottak kényelmességi szintje meghatározza itt a döntését, ha a fogyasztók szembesülnek a Google-termékekkel, mint például a Gmail.

Nyissa meg a Google Apps telepítővarázslóját

A felhasználói licencek vásárlása után jelentkezzen be fiókjába, és keresse fel a Google Alkalmazások vezérlőpultjának Beállítás fület. (A Vezérlőpult eléréséhez a Gmail beérkező leveleiből kattintson a fogaskerék ikonra, majd válassza a Domain kezelése lehetőséget ). Itt egyszer meglátogatja a Google részletes varázslóját.

Ügyeljen arra, hogy minden lépést gondosan végezzen el, és válassza ki az egyes szakaszokban a megfelelő beállításokat. A "Beállíthatja az alkalmazásokat" szakaszban azonban nem szabad beállítania a Levelet, mivel erre az összes bejövő e-mailt a Google Apps-hez kell eljuttatni, nem pedig a jelenlegi e-mail szerverhez. Visszaállhat a telepítővarázslóhoz, miután befejezte az áttérést, és beállította a leveleket saját és felhasználói számára.

A Google Apps tesztelése

Jelentkezzen be és ismerje meg a Google Apps alkalmazást

Bár nem tud leveleket fogadni a Google Apps-fiókján (ez csak akkor történik meg, ha átirányítja az MX-rekordokat), néhány órát töltsön teljes mértékben a Google Apps csomag feltárásával, ideértve a Vezérlőpulton található adminisztrációs eszközöket és a harmadik féltől származó termékek a Google Apps Marketplace-en. Ügyeljen arra, hogy:

  • Írjon egy e-mailt
  • Hozzon létre egy dokumentumot, lapot és diát
  • Állítsa be a Google + -profilját, és vezesse el a Google Hangoutot
  • Fedezze fel az e-mail beállításokat, például a Címkéket, a szűrőket és a mappákat
  • Ismerkedjen meg a Google Csevegővel

Állítsa be a Google Apps áttelepítési eszközt

Most, hogy a legalapvetőbb szinten megismerte a Google Apps alkalmazást, itt az ideje, hogy az adatokat a régi rendszeréből a Google Apps rendszerbe helyezzük át. Általában, amikor azt hallja, amikor az emberek átbeszélnek az adatok áthelyezéséről a Google Alkalmazásokba, ez azt jelenti, e-mail, naptár és névjegyek, tehát erre gondolunk. Javasoljuk, hogy migrálja az adatait és legalább egy másik személy, lehetőleg "nem műszaki" alkalmazott adatait, hogy eltérő perspektívákat szerezzen az új környezettel kapcsolatban.

Mielőtt bármilyen adatáttelepítésre kerülne, meg kell jegyeznie, hogy mi fog és nem továbbadódik a folyamat során, és hogyan lehet az adatok áttelepítése után újraformázni.

Attól függően, hogy melyik rendszert költözteti át, az áttelepített adatok eltérőek lesznek. Ha a Microsoft Exchange-ből migrál (a leggyakoribb migráció), ellenőrizze a GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) (PDF) adminisztrációs útmutatóját, 12-15. Oldal. Az alábbiakban bemutatjuk azokat a leggyakrabban használt Exchange szolgáltatásokat, amelyeket az átállítás során nem adunk át:
  • Megosztott mappák - Ezt a funkciót kicserélheti a Google Csoportokon keresztül, amelyek terjesztési listaként, fórumként és még sok másként szolgálhatnak
  • .exe fájlok - (amelyeket e-mailekhez csatoltak)
  • Fontossági szintek - A Google lehetővé teszi az üzenetek "fontos" vagy "nem fontos" megjelölését, és létrehozhat egy "elsőbbségi postafiókot", hogy az "általános" e-mailek fölé helyezze az általános e-maileket
  • Aláírások - A felhasználók visszaállíthatják az e-mailek aláírását a Gmail beállításaiban, vagy az adminisztrátorok telepíthetnek egy harmadik féltől származó eszközt az aláírások szabványosításához a szervezetben
  • Külső megosztott névjegyek - Ennek a lehetőségnek a visszaszerzéséhez harmadik féltől származó megoldást kell telepítenie a Google Apps Marketplace-en
  • Feladatok - Cserélje ki ezt a funkciót a Google natív Feladatok szolgáltatására, amely közvetlenül megjelenik a beérkező levelek mappában, vagy telepítsen egy harmadik féltől származó feladatkezelő megoldást.
Ha a Lotus Notes-ből származik, keresse fel a GAMLN útmutatót (PDF), elsősorban a 9–10. Oldalt, hogy meghatározzák, hogy a különféle elemek hogyan kerülnek át. Az alábbiakban felsoroljuk azokat a változásokat, amelyekről tudnia kell az áttérés során:
  • A levélmappák címkéként jelennek meg a Gmailben - A címke létrehozása meghiúsulhat egy mappa esetében, ha a felhasználó a mappa típusát megosztott vagy magánképernyősre változtatta első használatkor
  • A követő zászlók Csillagként jelennek meg a Gmailben
  • Az olvasatlan jelek nem kerülnek áttelepítésre
  • Naptár áttelepítése:
    • A delegált résztvevőket nem támogatjuk
    • A Lotus Notes hétvégi szabályai nem támogatottak

Adatok áttelepítése a Google Alkalmazásokba tesztelés céljából

Miután észrevette a funkcióváltozást az áttelepítés után, itt az ideje az adatok tényleges áttelepítésére. Ahogy már tárgyaltuk, a rendszer, amelyből jön, nagy változást jelent itt. Exchange alkalmazáshoz használja a GAMME eszközt (vagy Google Apps Sync Microsoft Outlookhoz (GASMO), ha a felhasználók számítógépeiben helyben tároltak adatokat), a Lotus Notes esetén használja a GAMLN útmutatót (PDF), és ha felhőt folytat felhőbe az áttelepítéshez használhat egy dobozon kívüli terméket, például a ShuttleCloud-ot.

Vegye figyelembe, hogy mennyi ideig tart az áttelepítés (ez a kapcsolat minőségétől függ, ahol a kiszolgálót üzemelteti), mivel hasonló átállási időkre számíthat a szervezeten belüli többi fióknál is.

Tekintse át az áttelepítés utáni változásokat

Miután az adatok áttelepedtek a helyszíni rendszerből a Google Apps-be, az alábbiak szerint tesztelheti a rendszert (elvégre csak egy alkalommal van lehetősége friss szemmel megnézni a rendszerek közötti különbségeket):

  • Keressen egy konkrét üzenetet a Gmail alkalmazásban a keresés segítségével, mivel már nincs olyan funkciója, mint a rendezés és a szűrés
  • Győződjön meg arról, hogy a naptár helyesen került-e át
  • Győződjön meg arról, hogy a kapcsolatok lakották
  • Legyen biztos, hogy tudja, hogyan kell elvégeznie a leggyakoribb feladatokat az új rendszerben

Miután ténylegesen áttelepítette az adatokat, beállította a fiókját és felfedezte mindazt, amit a Google Apps kínál, most már jól fel van készülve a migráció következő szakaszára - az alkalmazottak képzésére és a változások kezelésére. Annak további felkészülése érdekében, hogy fel tudjon készülni erre a szakaszra, amelyben a zavaros és tétovázó alkalmazottaknak valószínűleg több tucat kérdés merül fel, győződjön meg arról, hogy meg tudja-e adni a válaszokat az alkalmazottak legelterjedtebben használt funkcióira, valamint arra, hogy ezek a szolgáltatások miként fordulnak a Google Apps alkalmazásba.

Ha további tanácsokat szeretne kapni a változások menedzselésével és az alkalmazottak képzésével kapcsolatban, olvassa el a sorozat 3. részét.

David Politis a BetterCloud alapítója és vezérigazgatója, a FlashPanel készítője , a Google Apps első számú felhőkezelési és biztonsági eszközének, valamint a Google Apps erőforrás-helyének, az AsktheGooru.com-nak . Kövesse őt @DavePolitis .

Olvassa el:

  • A Google Going bevált gyakorlata: Előkészítés
  • Az egyik cég Google Apps e-mail áttelepítése: 1. rész
  • Az egyik cég Google Apps e-mail áttelepítése: 2. rész

© Copyright 2020 | mobilegn.com